Плановете и реалността в работния процес

/ DEVELOP

/ DISCOVER

/ DESIGN

Плановете и реалността в работния процес

(статията е публикувана в брой 195 на списание .net)

"Животът е онова. което се случва, докато си зает да си правиш други планове" Джон Ленън

Борил Караиванов е главен дизайнер на Би Ес Ейч (www.bsh.bg).

Често обемът на работата по един уеб проект е толкова голям, че времето, необходимо за нейното свършване, надвишава няколко месеца, а екипът, който работи по проекта, се състои от повече хора. Това създава трудности, които могат да се наблюдават в много аспекти — координация, качество, ефективност и др. Балансираният план за работа и дисциплината по време на работа са ключови за успеха.

Черно на бяло
Първото и най-важно нещо в подобни случаи е съвестното водене на дневник на работата. Той трябва да включи краткосрочно планиране в рамките на седмица и детайлно описание на свършената работа в рамките на деня. Идеята за подобен дневник може да се разгледа по два начина:

Да се регистрира черно на бяло всичко, което се случва по време на работа. Разчитайки само на паметта си, ние сме обречени на неуспех, тъй като често умът ни е склонен да изопачава фактите в зависимост от контекста. Единственият начин да имаме обективна представа как са се случили минали проекти е, като регистрираме детайлите им в момента на тяхното случване.
Да се създаде навик за краткосрочно планиране и придържане към него в процеса на работа. На ниво отделен работник и работен ден, това е много важен резултат, тъй като по този начин голямата работа се разделя на малки задачи, обозрими във времето. Следствието от подобно планиране е усещане за реално свършена работа, ясни ориентири за ефективност и подобрена мотивация.

Съществуват множество форми за водене на дневник. Често те се определят от навиците на самия работник или от стандартите, възприети в екипа. Независимо дали ще си водите бележки, ще използвате някаква форма на органайзер, или ще си водите електронен календар, важно е този бележник да ви е удобен и достъпен по всяко време.

Оракулът

Малко по-сложно стои въпросът с планирането на ресурсите за целия проект. Трудността идва от това, че обемът на работата е твърде голям, за да може да бъде лесно предвиден. Важността на общия план на проекта може да се разгледа по няколко начина. От една страна, той ще направи неизвестното известно. Прехвърляйки наум предстоящата работа, вие ще имате възможност да предвидите обема й, като придобиете представа за детайлите в задачата, количеството време, което ще е необходимо, и съответно да си направите сметка колко хора да включите в екипа или да оцените финансово труда си.

Планът дисциплинира и оптимизира работата. Когато първоначалната идея се разбие на отделни части, често се оказва, че реализацията й е твърде обемиста като обем и има много неизвестни. Общото планиране е инструментът, който ще ви помогне да направите желаното реално.
С правилната организация може да се предвиди и планира рискът. Въпреки че изглежда абсурдно, именно общият план на работа е начин да минимизирате риска, като предвидите важните етапи в работата и за всеки един се опитате да дадете реалистична оценка. Застраховането с допълнително време при планирането на всеки важен етап ще ви помогне да завършите проекта навреме, въпреки че сте се простудили и се е наложило да прекъснете работа в най-напрегнатия момент.

Планът ще ви даде представа за съотношението между планирана и реално свършена работа. Записвайки по време на проекта в плана и реално свършваната работа, вие ще имате реална представа къде се намирате и какво още ви остава. Това е задължително условие, за да си направите необходимите изводи както при настоящия проект, така и за бъдещи проекти.

Най-често общият план на проекта се изработва в таблица на Гант. Първата известна таблица на Гант е разработена през 1896 г. от Карол Адамиецки (1866–1933), който я нарича хармонограм. Въпреки че популярността му остава на заден план, той е известен полски икономист и бизнес теоретик, а Университетът по икономика в Катовице носи неговото име. През 1909 г. Адамиецки публикува в полското списание „Технически преглед“ няколко въвеждащи статии, но едва през 1931 г. публикува статия, която напълно обяснява неговото изобретение. Тъй като публикациите му са на полски и руски, графиката добива популярност на запад с името на Хенри Гант (1861–1919), който създава своя версия в периода около 1910–1915 г.

За първи път таблицата на Гант е използвана като инструмент за визуален анализ на планиран и реален процес при мащабни инженерни проекти. Такъв е строежът на язовира на Хувър, стартирал през 1931 г. на река Колорадо, на границата между щатите Невада и Аризона. През 1916 г. Хенри Гант публикува книгата „Работа, заплати и печалби“, а през 1919 година — „Организиране за работа“. Десет години след смъртта му Американското дружество на машинните инженери учредява Медал на Хенри Гант, „за да отличи постижения в управлението и в служба на обществото“.

Без значение дали ще планирате на хартия, или ще инсталирате някой сървър, който ще знае повече от вас, важно е общият план на проекта да бъде направен и поддържан по време на работа. Необходимо е преди да планирате да сте сигурни, че имате „цялата картина“ на предстоящата работа. Добре би било дори да се опитате да въвлечете в планирането всеки член на екипа, като оставите той сам да планира своята работа. По този начин ще сте сигурни, че всички членове на вашия екип са наясно с онова, което им предстои, и ще можете да разчитате на професионалната им оценка. След това остава просто да се придържате към плана. Въпреки че звучи просто, именно липсата на дисциплина по време на работа често се превръща в основен проблем.

<< назад